Na blogu

Wciśnij enter aby wyszukać

10 sposobów na oszczędzanie czasu podczas pracy [INFOGRAFIKA]

Gosia Zimniak / ROZWÓJ  / 10 sposobów na oszczędzanie czasu podczas pracy [INFOGRAFIKA]
oszczędzanie czasu

10 sposobów na oszczędzanie czasu podczas pracy [INFOGRAFIKA]

Jak usprawnić pracę i oszczędzić czas? Jest kilka całkiem prostych i sprawdzonych (przeze mnie!) trików na poprawę efektywności podczas pracy.

1. Pracuj w blokach tematycznych

Grupowanie zadań i praca w blokach to moje ostatnie odkrycie, zwłaszcza jeśli chodzi o działania w mediach społecznościowych (przeznaczam osobną większą część czasu na przygotowanie contentu, na publikacje itp.) Przykładowymi grupami zadań mogą być np.: komunikacja (czytanie i pisanie maili, telefonowanie), tworzenie (zajmowanie się projektami, kreślenie strategii), nauka (oglądanie webinarów, czytanie artykułów branżowych). Dzięki takiemu rozdzieleniu zadań możemy skupić się na konkretnym obszarze, a nie przeskakiwać co chwilę z jednego rodzaju zadania na inny.

Często spotykam się też z takim podejściem, że nawet całe dni w tygodniu przeznaczane są na konkretne zadania, np. poniedziałek jest dniem działań marketingowych, wtorek dniem tworzenia itd.

2. Znajdź swój rytm

Czy wiesz jaka pora dnia/tygodnia najbardziej sprzyja Twojej produktywności? Ja od rana zabieram się za najtrudniejsze, najbardziej wymagające zadania. W ciągu dnia tracę trochę energię, żeby odzyskać ją wieczorem… Podobnie jest z dniami tygodnia, zazwyczaj w poniedziałki wolniej się rozkręcam, a w piątki trudniej u mnie o skupienie. Jestem zdecydowanie sową i pewnie mogłabym pracować pół nocy, problem z tym, że później nie miałabym możliwości, żeby odsypiać pół dnia… Dlatego szukanie swojego rytmu pracy dla mnie to nie tylko wsłuchiwanie się w swój organizm, ale i branie pod uwagę możliwości oraz sytuacji życiowej (np. do 15 pracuję, bo synek jest w żłobku, muszę się wyspać, żeby od rana mieć energię dla małego dziecka).

3. Ustal priorytety

Nadmiar rzeczy do zrobienia czasami bardzo przytłacza. Sama „lubię” zadać sobie tyle, że już nie wiem, za co się zabrać lub robię wszystkiego po trochu przeskakując z tematu na temat, bardzo przez to opóźniając realizację projektów. Wtedy robię STOP i określam to, co jest dla mnie i moich zamierzeń najważniejsze. Jeśli chodzi o priorytety, preferuję system „trójkowy”: 3 priorytety na dany dzień, tydzień, miesiąc…

4. Przygotuj plan działania

Specjalnie nie napisałam przygotuj ‘listę zadań’, tylko ‘plan działania’, który w moim rozumieniu nie jest po prostu zbiorem wszystkich rzeczy do zrobienia, tylko uwzględnia nasze większe cele i wspomniane wcześniej priorytety. Ważny jest dla mnie fakt spisania planu – gdy mam go na kartce łatwiej mi się skupić i trzymać wyznaczonej ścieżki.

5. Połknij żabę, czyli najważniejsze/najtrudniejsze zadania zrób najpierw

Jak już ustalimy priorytety, to ważne, żeby zająć się nimi najpierw. Taką żabą może też być jakieś  trudne zadanie, które wisi nad nami, musi być wykonane, a wydaje nam się, że jest trudne… Znasz to uczucie, kiedy w końcu zabierasz się za długo odwlekane zadanie i okazuje się, że jest całkiem przyjemne i wcale nie takie trudne jak się wydawało? Myślenie o nim zabiera nie tylko czas, ale i energię.

6. Stosuj zasadę 2 minut

„Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać” – przekonuje David Allen w książce „Getting Things Done”. Rzeczywiście, czasami zapisywanie jakiś zadań, wprowadzanie ich do systemu zajęłoby więcej uwagi i czasu niż natychmiastowe ich wykonanie. A tak, mamy już coś „z głowy”. Wykonywanie takich szybkich zadań ma dla mnie jeszcze jedną ważną zaletę: daje mi poczucie sprawczości i bojowo nastawia do dalszych działań.

7. Odetnij się od rozpraszaczy

Facebook, powiadomienia mailowe, telefon – rozpraszacze, zjadacze czasu, jakkolwiek je nazwiemy, mogą sprawiać, że czas będzie przeciekał nam przez palce. Na szczęście udało mi się je trochę opanować i widzę jaka jest to oszczędność czasu! Co mi pomogło?

  • Przede wszystkim kroki radykalne: blokowanie stron i wyłączenie walla na Facebooku (aplikacja Kill News Feed).
  • Planowanie – jako przedsiębiorca nie mogę całkowicie odłączyć się od mediów społecznościowych, zresztą wcale bym nie chciała… Dlatego rozwiązaniem dla mnie było po prostu planowanie czasu poświęcanego na media społecznościowe. Planuję, kiedy zaglądam na FB, na Instagram, kiedy robię sobie prasówkę blogową.

8. Deleguj zadania

Muszę przyznać, że w tej kwestii nie mam jeszcze zbyt dużego doświadczenia, ale są już obszary – przede wszystkim związane z konkretną specjalizacją, które wolę oddać komuś do zrobienia. Oczywiście mogłabym np. sama coś przetłumaczyć na angielski, ale mi by to zajęło zbyt wiele czasu – wolę przeznaczyć go na coś, co umiem i dzięki czemu zarabiam.

9. Utrzymuj porządek

Co jest według mnie najbardziej bezsensownym traceniem czasu? Szukanie czegoś! Nie tylko zabiera czas, ale i psuje humor. I jeśli chodzi o porządek wokół, to u mnie ostatnio bardzo się zmieniło. Kiedyś byłam prawie że dumna z mojego „artystycznego bałaganu”, obecnie sama lepiej się czuję i funkcjonuję w uporządkowanej przestrzeni. Staram się odkładać wszystko na miejsce, segregować różne rzeczy i co jakiś czas robię czystki, tzn. przeglądam i wyrzucam bieżące papiery.

10. Odpoczywaj

Efektywna praca jest możliwa wtedy, gdy mamy energię i siłę do pracy. Dlatego tak ważna jest regeneracja: odpoczynek i dbanie o siebie. Może to być jakiś fajny sport, przyjemna lektura lub filmowy wieczór. Cokolwiek, co odciągnie nas od pracy, od komputera (!)

 

Jak widzisz, nie są to jakieś skomplikowane sposoby. Nie chodzi też, żeby teraz wszystkie od razu wprowadzać w życie, tylko małymi krokami budować swoją efektywność. Pozostaje tylko ‚problem’ co zrobić z zaoszczędzonym czasem 😉

 

Jestem ciekawa, czy Ty stosujesz jakiś z tych sposobów. A może znasz jeszcze inne skuteczne metody na oszczędzanie czasu podczas pracy?

 

  • Dobre rady! Mimo wszystko, nie polecam rozpoczynania dnia od zjedzenia żaby – można dostać niestrawności. Zacznij od czegoś, co lubisz robić, dzięki czemu przyjemnie rozpoczniesz dzień. Żabę zostaw sobie na drugie śniadanie 🙂

    • Dzięki! U mnie najlepiej działa jak zostawiam przyjemności na deser. Aczkolwiek można dobrze zacząć pracę np. od jakiejś 2-minutówki 🙂

  • Kiedyś popełniałam błąd zasiadając do pracy 15 minut po wstaniu z łóżka. Wtedy nie myśli się trzeźwo 😉 Kilka miesięcy temu udało mi się przestawić – najpierw śniadanie, spacer z psem, a później praca. Uważam, że rano trzeba dać sobie godzinkę na odświeżenie umysłu 🙂